Politika varstva osebnih podatkov

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti stranke, partnerje, ter druge uporabnike (v nadaljevanju: “posamezniki”), ki sodelujejo z Eksist d.o.o., (v nadaljevanju: “podjetje”) o namenih in pravnih podlagah, varnostnih ukrepih ter pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naše podjetje.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Ta politika zasebnosti se lahko kadarkoli spremeni ali dopolni, brez predhodnega opozorila ali obvestila. Z uporabo spletnih strani ponudnika po spremembi ali dopolnitvi posameznik potrjuje, da soglaša s spremembami in dopolnitvami.

Vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: Splošna uredba)), veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Ur. l. RS, št. 94/07)) in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije za posameznike, na kakšen način naše podjetje kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag, ki jih opisujemo v nadaljevanju.

Upravljavec spletne strani

Upravljavec osebnih podatkov je podjetje:

Eksist d.o.o.

Loška cesta 70, 4226 Žiri

info@eksist.si

+386 64 225 955

Pooblaščena oseba

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe pooblaščene osebe nismo imenovali, v primeru kakršnega koli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, pa se lahko vedno obrnete na nas preko elektronskega naslova: info@eksist.si.

Nameni, za katere se osebni podatki obdelujejo in pravna podlaga za njihovo obdelavo

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

a. Obisk spletne strani

Kaj: Ob vsakem obisku spletne strani podjetja se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniške datoteke spletnega strežnika (npr. IP številka - številka, ki identificira posamezen računalnik oz. drugo napravo na spletu). Svetovni splet deluje tako, da se na spletnem strežniku, kjer gostuje spletna stran, beležijo določeni podatki o obisku spletnih strani, kot so IP številka, verzija brskalnika, čas obiska in podobno. Podjetje tako zbranih podatkov ne obdeluje posebej in jih ne povezuje z drugimi podatki.

Zakaj: Namen teh postopkov je zagotavljanje varnosti omrežja in informacij, tj. omogočiti zaznavanje in preprečevanje neavtoriziranih dostopov, ki lahko ogrozijo dostopnost, celovitost in zaupnost shranjenih ali prenesenih osebnih podatkov ter varnost s tem povezanih storitev, ki so dostopne prek teh omrežij in sistemov.

Pravna podlaga: Takšna obdelava je nujna za varno izvajanje storitev preko spletne strain.

Koliko časa: Podatki se hranijo določen čas od obiska spletne strani, odvisno od posameznih ponudbnikov internetnih storitev.

b. Naročilo storitev na spletni strani

Kaj: Ob izvedbi naročila storitev preko spletne strani podjetje obdeluje vase podatke, in sicer ime in priimek, e-mail naslov, telefonsko številko in obdobje rezervacije.

Zakaj: Namen pridobiteve the podatkov je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbana stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, predvsem vendar ne izključno, za varno izvedbo storitve (obvestilo o mestu prevzema vozila, poizvedba o kraju nahajnja vozila, možnost ukrepanja v primeru nesreč…).

Pravna podlaga: Takšna obdelava je nujna za varno in pravilno izvedbo pogodbe.

V primeru, ko s podjetjem sklenete pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Vaše osebne podatke moramo obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, podjetje ne more skleniti pogodbe, prav tako vam podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako smemo na podlagi Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obveščati o vsebinah, storitvah in izdelkih. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@eksist.si ali z redno pošto na naslov podjetja. Posameznik lahko že ob sklenitvi pogodbe izjavi, da ne želi prejemati e-novic.

Podatke prav tako obdelujemo za primer morebitnih pravdnih in drugih pravnih postopkov ter zagotavljanja skladnosti, kar vključuje skladnost z zahtevami državnih organov po osebnih podatkih, skladnost z davčnimi postopki, za zagotavljanje varnosti pri delu ipd. Lahko jih uporabimo za interno poročanje, ob revizijah in v drugih pravnih zadevah v okviru običajnih namenov poslovanja.

Podatke lahko uporabimo tudi za izboljševanje storitev, kar zajema prepoznavanje težav pri obstoječih storitvah, načrtovanje izboljšav obstoječih storitev in oblikovanje novih storitev. Pri tem si lahko pomagamo tudi z anketiranjem.

Koliko časa: Podatki se hranijo 10 let oz. določen čas, ki je skladen tudi z drugo področno zakonodajo (davčni predpisi…).

c. Naročanje na e-novice

Kaj: Pri naročanju na spletne novice podjetje obdeluje tudi vase podatke, ki jih prostovoljno sporočite podjetju, in sicer ime, priimek, naslov, telefon, elektronski naslov, profile na družabnih omrežjih, informacije o nakupih ipd.

Zakaj: Podjetje te podatke obdeluje izključno za namene obveščanja o novostih na področju električnih vozil in o morebitnih akcijah najema vozil ter drugih dejavnostih podjetja.

Podjetje bo posameznike občasno obveščalo o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah preko elektronske pošte, preko telefonskih klicev in po navadni pošti. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov in prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na info@eksist.si  ali z redno pošto na naslov podjetja.

Podjetje izvaja splošno statistično obdelavo podatkov o obstoječih in potencialnih kupcih vključno z njihovimi naročili, kar nam omogoča izboljšanje poslovanja in oglaševanja, večjo kakovost storitev, ter cenovno dostopnejše izdelke in storitve.

Koliko časa: Vaši podatki se shranjujejo, dokler se od storitve obveščanja po e-pošti ne odjavite. Od prejemanja e-novic se lahko odjavite kadarkoli, in sicer tako, da v prejetem elektronskem sporočilu kliknete na označeno povezavo ali pa tako, da se od e-novic odjavite tukaj, namen odjave pa lahko sporočite tudi na naslednji naslov info@eksist.si ali po redni pošti na naslov podjetja. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

Pravna podlaga: Osebne podatke obdelujemo na  podlagi posameznikove veljavne privolitve (člen 6(a) Uredbe). Ob izpolnjevanju obrazca za prijavo na spletne novice / naročilo storitve označite, da soglašate, da podjetje vaše podatke uporablja za namene obveščanja o novostih ter da ste seznanjeni s tem, da se lahko iz sistema sporočil kadarkoli izpišete, in sicer tako, da v prejetem elektronskem sporočilu kliknete na označeno povezavo odjava ali pa se od e-novic odjavite na naslednjem naslovu info@eksist.si ali po redni pošti na naslov podjetja.

Podjetje ne zbira in ne obdeluje osebnih podatkov posameznika, razen kadar mu posameznik to omogoči oz. v to privoli, tj. ob naročilu izdelkov ali storitev, ko se naroči na prejemanje e-novic, sodeluje v nagradni igri itd., ali kadar za zbiranje osebnih podatkov obstaja zakonska podlaga ali ima ponudnik za obdelavo zakonit interes.

d. Prijava kršitev, pripombe in vprašanja

Kaj: Vsak posameznik lahko poda prijavo zaradi kršitev zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov ali pa poda pripombe oziroma zastavi vprašanja, ki ga pošlje na podjetje preko elektronske pošte ali pisno po pošti. Pri tem podjetje potrebuje vsaj vaš elektronski naslov ali osebne podatke (ime, priimek, naslov).

Zakaj: Podjetje potrebuje osebna podatke, da vam lahko odgovori na vaša vprašanja ali pripombe oz. vas obvesti o ugotovitvah v zvezi z vašo prijavo.

Pravna podlaga: Podatke, ki jih boste sporočili, podjetje obdeluje le, če je to nujno za izvrševanje njegovih zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti (člen 6(e) Uredbe), kot je obravnava prijav, vprašanj in pripomb, njihovo reševanje in shranjevanje (arhiviranje).

Koliko časa: Rok hrambe je odvisen od vrste postopka in pravnih podlag, ki urejajo poslovanje in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

 

Zavrnitev izbrisa podatkov

Izjemoma lahko podjetje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, namenov arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalnih namenov ali statistični namenov, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Uporabniki osebnih podatkov

Podjetje in pogodbeni obdelovalec, ki za podjetje vzdržuje in gostuje spletno stran.

Podjetje lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu podjetja, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tem dokumentu.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje ponudnik so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr. Microsoft, Google);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Podjetje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Iznos podatkov

Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.

Pravica posameznika

Posameznik se lahko prostovoljno odloči, ali se bo prijavil na novice.

Pri podaji prijave kršitev, pripomb ali vprašanja posameznik ni dolžan zagotoviti osebnih podatkov. Če posameznik ne bo navedel kontaktnih podatkov ga podjetje ne bo moglo kontaktirati.

Osebni podatki pri obisku spletne strani se prenesejo upravljavcu spletne strani zaradi delovanja spleta.

V skladu s Splošno uredbo imate kot posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

• Zahtevate lahko informacije o tem, ali imamo osebne podatke o vas in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo.
• Zahtevate lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar vam omogoča, da prejmete kopijo osebnih podatkov, ki jih imamo o vas ter preverite, ali jih obdelujemo zakonito.
• Zahtevate lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov.
• Zahtevate lahko izbris vaših osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavljate svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave.
• Ugovarjate lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se zanašamo na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani z vašim posebnim položajem; ne glede na določilo prejšnjega stavka, imate pravico kadarkoli ugovarjati, če obdelujemo vaše osebne podatke za namene neposrednega trženja.
• Zahtevate lahko omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov o vas, na primer, če želite, da ugotovimo njihovo točnost ali preverimo razloge za njihovo nadaljnjo obdelavo.
• Zahtevate lahko prenos vaših osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, kadar obdelava poteka na podlagi privolitve ali zaradi izpolnitve pogodbenih obveznosti, ter se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi..
• Prekličete lahko privolitev oziroma soglasje, ki ste ga podali za zbiranje, obdelavo in prenos vaših osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da ste umaknili svojo privolitev, bomo prenehali obdelovati vaše osebne podatke za namene, ki ste jih prvotno sprejeli, razen če nimamo druge zakonite pravne podlage za to, da to storimo zakonito.

Če želite uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, pošljite zahtevek po elektronski pošti na info@eksist.si  ali z redno pošto na naslov organizacije: Eksist d.o.o., Loška cesta 70, 4226 Žiri .

Dostop do vaših osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za vas brezplačno. Vendar pa lahko zaračunamo razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko zahtevo tudi zavrnemo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bomo morda morali od vas zahtevati določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi vaše identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova lahko uporabite tudi obrazec Informacijskega pooblaščenca, ki je dosegljiv na njihovi spletni strani. Povezava na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc 

V primeru, da menite, da so vaše pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrnete na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca. Povezava na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/prijava-krsitev/ 

Če imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas elektronsko na info@eksist.si  ali z redno pošto na naslov organizacije.

Objava sprememb

Vsaka sprememba naše politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejel direktor Andrej Tušar, dne 1. 4. 2021.